Gérer le référentiel documentaire

Intégrez votre base de connaissances métier à la plateforme en quelques clics. Une étape simple pour adapter les évaluations de l'IA à votre réalité terrain.

Découvrez comment administrer votre référentiel pour garantir des résultats et recommandations sur mesure.

Accéder au paramétrage du référentiel documentaire

Depuis le centre d'administration de la plateforme, vous pouvez gérer votre référentiel documentaire en ajoutant, modifiant et supprimant des éléments documentaires pour votre organisation.

⚠️ L'espace d'administration est uniquement accessible aux utilisateurs dont le profil détient des privilèges d'administrateur ("Gérer").

Pour ce faire, depuis le menu latéral gauche de la plateforme, accédez au centre d'administration en cliquant sur l'onglet "Administration".

Ensuite, dans le menu latéral gauche du centre d'administration, déroulez la rubrique "Paramètres globaux", puis cliquez sur la section "Référentiel documentaire".

Ajouter un nouvel élément documentaire

Pour ajouter un nouvel élément documentaire à votre référentiel documentaire, commencez par appuyer sur le bouton "Ajouter un document", situé dans le coin supérieur droit de l'encadré correspondant.

Une nouvelle fenêtre s'affiche alors, vous permettant d'ajouter et de paramétrer ce nouveau document.

• Nom de l'élément documentaire

Commencez par attribuer un nom à votre élément documentaire.

Ce nom apparaîtra dans les fonctionnalités d'intelligence artificielle où le référentiel documentaire peut être utilisé ainsi que dans les sources.

• Catégorie de l'élément documentaire

Si vous attachez une catégorie à un élément documentaire, vous pourrez le retrouver plus facilement dans les différentes listes si vous ajoutez un grand nombre de documents sur la plateforme.

• Type de fichier

Sélectionnez la nature de la source à importer :

Pour un fichier (PDF, DOCX ou TXT) : téléversez votre document en respectant les formats acceptés.

Pour un Lien web : renseignez l'URL de la page dans le champ dédié.

Une fois les champs renseignés, appuyez sur le bouton "Charger" pour l'importer sur la plateforme.

Un message de confirmation valide alors l'ajout du document.

Le nouvel élément documentaire passera ensuite en statut "Chargé" avant d'être prêt à être utilisé.

Modifier un élément documentaire

Pour modifier un élément documentaire déjà existant, il vous suffit de vous positionner sur le document dans votre référentiel documentaire, de cliquer sur l'icône représentant une ellipse verticale (⋮).

En fonction de votre besoin, plusieurs modifications sont possibles.

• Pour modifier le nom ou la catégorie du document, sélectionnez "Editer", faites vos changements et cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour sauvegarder vos modifications.

• Pour actualiser une source ou un document, sélectionnez "Remplacer le fichier", importez la nouvelle version du fichier et cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour sauvegarder votre mise à jour de source.

💭 Le remplacement d'un fichier met automatiquement à jour son historique : la version de votre document s'incrémente d'elle-même (V2, V3, etc.).

Interagir avec le référentiel documentaire

Vous pouvez interagir facilement avec les éléments documentaires que vous avez intégrés à la plateforme.

Il est possible de visualiser le texte de votre source en vous positionnant sur un document, en cliquant sur l'icône représentant une ellipse verticale (⋮) puis en sélectionnant "Voir les extraits".

Vous pouvez également consulter l'historique si votre source a été actualisée à plusieurs reprises, en cliquant sur l'icône représentant une ellipse verticale (⋮) puis en sélectionnant "Historique des versions". Cela vous permet également de pouvoir basculer d'une version du fichier/URL à une autre historique en un clic sur le bouton "Restaurer cette version".

Supprimer un élément documentaire

Pour supprimer un élément documentaire déjà existant, il vous suffit de vous positionner sur le document dans votre référentiel documentaire, de cliquer sur l'icône représentant une ellipse verticale (⋮) puis de cliquer sur "Supprimer".

Une boîte de dialogue s'ouvre alors, vous demandant de confirmer la suppression du document. Cliquez sur le bouton "Supprimer". Un message de confirmation s'affichera alors automatiquement dans le coin supérieur droit de l'écran, validant que l'élément documentaire a été correctement supprimé.

Si vous avez des questions ou rencontrez un problème, n'hésitez pas à contacter notre équipe Support.