Créer ou importer des réponses avec la reprise d'historique

Comme présenté dans l'article dédié, SatisFactory met à votre disposition un outil vous permettant entre autres de créer de nouvelles réponses dans vos enquêtes.

Besoin

Dans cet article, nous vous décrivons les différentes étapes à mettre en œuvre pour ajouter des réponses dans la plateforme.

Vous pouvez donc utiliser cet article dans les cas suivants :

• Création de réponses test (pour tester les outils d'analyse ou le dispositif)
• Import d'un historique de réponses depuis un autre outil (projets de migration ou de build)
• Import d'un historique de réponses depuis un autre compte

💭 Si vous souhaitez seulement mettre à jour ou corriger des réponses existantes, nous vous invitons à consulter plutôt l'article Corriger des réponses ou rattraper des données avec la reprise d'historique.

Construire le fichier d'import avec un tableur

Avant de pouvoir créer des réponses au sein de vos enquêtes, la première étape consiste à préparer un fichier CSV. Ce fichier sera importé dans la plateforme pour créer les données.

Au préalable, nous vous invitons à consulter les prérequis ainsi que le format de fichier attendu dans l'article Le module de reprise d'historique.

Étape 1 : Identifier les informations à importer dans la plateforme

Commencez par identifier précisément les informations que vous souhaitez associer à chaque réponse importée dans la plateforme.

Reliez ensuite ces informations aux différents éléments prévus dans votre dispositif de feedback management : métadonnées, indicateurs clés, attributs/items de satisfaction et commentaires.

⚠️ Chaque champ de la plateforme que vous souhaitez renseigner lors de la reprise d’historique doit exister au préalable. Si un champ est absent, il devra être créé avant l’import.

Étape 2 : Récupérer les identifiants et créer les intitulés de colonnes du fichier d'import

Dans les sections dédiées de la plateforme SatisFactory, collectez les identifiants uniques des champs que vous souhaitez renseigner avec des valeurs lors de la reprise d'historique.

Dans un nouveau fichier Microsoft Excel préalablement créé, nommez chaque colonne avec l'identifiant d'un champ dans la plateforme.

⚠️ La seule colonne obligatoire dans le cas d'une création de réponse est celle relative à l'identifiant unique (l'experience_id).

Étape 3 : Enrichir le fichier d'import avec des réponses

Maintenant que toutes les colonnes nécessaires au mapping des données sont créées dans votre fichier, il vous reste à alimenter le fichier avec les réponses dont vous disposez déjà, en y associant les informations complémentaires correspondantes.

Il est essentiel de veiller à la bonne complétude du fichier :

• Une ligne = une réponse
• Une colonne = une donnée ou une information associée

Chaque cellule doit donc être correctement renseignée :

• Respectez l’affectation des colonnes (exemple :  ne pas inverser la région et le responsable régional)
• Utilisez les formats de valeurs attendus (exemple : ne pas renseigner une colonne reliée à une métadonnée numérique avec du texte)

Après avoir effectué toutes les modifications dans votre fichier, il est nécessaire de l’enregistrer en format CSV UTF-8, destiné à être importé dans la plateforme SatisFactory pour effectuer la reprise d'historique

Importer le fichier d'import dans la plateforme

Maintenant que votre fichier d'import est prêt, l'étape la plus longue est terminée. Il suffit de l'importer et de laisser l'outil faire le reste.

Étape 4 : Effectuer la reprise d'historique depuis la plateforme

De retour sur la plateforme SatisFactory, depuis le menu latéral gauche cliquez sur l'onglet "Administration".

Dans la section "Paramètres globaux", ouvrez "Reprise d’historique". Cliquez ensuite sur le bouton "Charger un fichier", puis sur "Choisir un fichier" pour sélectionner votre CSV modifié.

La page s'actualisera automatiquement si le format de votre fichier d'import est compatible et que les données qu'il contient peuvent être modifiées dans la plateforme.

Cette page comporte deux sections : "Pre-mapping" et "Mapping".

Dans la section "Pre-mapping", vous trouverez :

• la colonne "Header" qui affiche les noms des colonnes présentes dans le fichier CSV chargé
• la colonne "Data Type" qui indique la nature de la donnée à valoriser (métadonnée, attribut/item de satisfaction, indicateur clé, note, commentaire ou donnée système)
• la colonne "wsName" qui correspond à l'identifiant de l'élément cible à valoriser dans la plateforme

Dans la section "Mapping", vous trouverez :

• La colonne "Header d'origine" qui recense toutes les colonnes du fichier CSV chargé
• La colonne "Header cible" qui détaille tous les champs de la plateforme qui seront valorisés par les headers d'origine situés à leur gauche

Ainsi, pour chaque donnée à valoriser d'après votre fichier de reprise d'historique, dans la section "Pre-mapping" :

1. Placez-vous sur le header correspondant à la colonne de votre fichier
2. Sélectionnez le type de donnée concerné par la modification
3. Choisissez dans la liste déroulante le champ cible à mettre à jour dans la plateforme

💭 Le mapping reconnaîtra et associera automatiquement les champs si les noms de colonnes dans votre fichier d'import sont identiques à leurs identifiants dans la plateforme. Cette correspondance vous fera gagner un temps précieux.

Après avoir configuré les correspondances, et avoir vérifié les éléments qui seront valorisés dans la section "Mapping", cliquez sur le bouton "Confirmer mapping & importer" pour démarrer le traitement du fichier de reprise d'historique. Un message de confirmation s'affichera alors automatiquement dans le coin supérieur droit de l'écran, vous notifiant que le fichier est en cours de traitement.

⚠️ Soyez vigilant lors du lancement de l'import. La plateforme ne fournit pas de notification par email pour confirmer la fin du traitement. De plus, il n'y a pas d'étape de confirmation du type "Êtes-vous sûr ?". Une fois le bouton d'import cliqué, le traitement démarre immédiatement.

Étape 5 : Suivre l'avancement de la reprise d'historique

Vous pouvez ensuite suivre l’état d’avancement du traitement du fichier directement depuis la page "Reprise d’historique". 

Si le système reconnait des erreurs dans votre fichier ou dans votre mapping, un nombre autre que "0" s'affichera dans la colonne "NOMBRE DE LIGNES AVEC ERREURS".

Pour mieux comprendre les erreurs, le système vous propose deux options : télécharger votre fichier initial (disponible aussi si aucune erreur n'est constatée) ou télécharger un rapport contenant uniquement les erreurs.

Si malgré ces précisions, vous n'arrivez toujours pas à effectuer une reprise d'historique, nous vous invitons à contacter le Support SatisFactory en fournissant les détails de l'erreur rencontrée ainsi que le fichier anonymisé utilisé afin de vous porter assistance.

Étape 6 : Vérifier l'ajout des données dans la plateforme

Pour vous assurer que les réponses ont bien été créées par le système, ouvrez votre fichier CSV de reprise d’historique et sélectionnez plusieurs experience_id. Choisissez-les de manière aléatoire et sur différentes périodes pour un échantillon représentatif.

Dans la plateforme, accédez à l’onglet “Répondre”, puis cliquez sur “Toutes les interactions”.
Désactivez tous les filtres actifs, puis utilisez la barre de recherche pour retrouver, un par un, les experience_id que vous souhaitez vérifier.

Vous saurez que la reprise d'historique est effectuée lorsque les réponses ainsi que leurs informations complémentaires apparaissent correctement dans les fiches de répondants sur la plateforme.

Notez que vous pouvez également vérifier l'exhaustivité des données en mettant en relation le volume de répondants dans la section "Monitoring" de la plateforme et le nombre de lignes de votre fichier d'import.

Si vous avez des questions ou rencontrez un problème, n'hésitez pas à contacter notre équipe Support.