Correct feedbacks or recover data with history recovery

Comme présenté dans l'article dédié, SatisFactory met à votre disposition un outil vous permettant entre autres de modifier des réponses déjà collectées.

Besoin

Dans cet article, nous vous décrivons les différentes étapes à mettre en œuvre pour mettre à jour des données issues des réponses à vos enquêtes.

Vous pouvez donc utiliser cet article dans les cas suivants :

• Rattrapage de réponses sans source (dans la partie "Autres" de la page de monitoring)
• Correction des valeurs de métadonnées obsolètes (libellés modifiés, changements de périmètre, etc.)
• Correction des valeurs de métadonnées incorrectes (fautes d'orthographe, doublons, réattributions, etc.)
• Correction de réponses après la collecte (table de correspondance non appliquée, mapping défaillant, changement d'échelle, etc.)
• Modification ou correction de commentaires après la collecte (fautes d'orthographe, problèmes de format, réponses coupées, etc.)
• Enrichissement de réponses existantes avec des réponses perdues (attributs/items de satisfaction ou indicateurs clés)
• Enrichissement de réponses avec des métadonnées collectées vides
• Enrichissement de réponses avec de nouvelles métadonnées (données système, métadonnée de parcours dans le questionnaire ou informations contextuelles)

💭 Si vous souhaitez créer de nouvelles réponses, nous vous invitons à consulter plutôt l'article Créer des réponses avec la reprise d'historique.

Construire le fichier d'import avec un tableur

Avant de pouvoir modifier ou rattraper les réponses à vos enquêtes, la première étape consiste à préparer un fichier CSV. Ce fichier sera importé dans la plateforme pour actualiser les données.

Au préalable, nous vous invitons à consulter les prérequis ainsi que le format de fichier attendu dans l'article Le module de reprise d'historique.

💭 Pour illustrer concrètement l’usage de la fonctionnalité, l’article s’appuie sur un cas de conversion d’un historique de notes de 1–10 vers 1–5, dû à une table de correspondance défaillante dans le flux de données.

Étape 1 : Effectuer un export des réponses depuis la plateforme

Commencez donc par vous rendre dans la plateforme SatisFactory. Dans l'onglet "Exporter", appuyez sur le bouton "Créer un nouveau rapport / export".

Choisissez de créer un modèle d'Export simple (.csv) et sélectionnez les colonnes de votre export.

⚠️ Plus le fichier sera épuré, plus le traitement sera fiable. Nous vous conseillons donc de sélectionner uniquement les colonnes que vous souhaitez modifier, tout en ajoutant quelques champs de contexte afin de faciliter l’identification des lignes concernées. Les seules colonnes obligatoires dans le cas d'une modification de données sont celles relatives aux identifiants uniques (l'experience_id et le customer_id).

Délimitez ensuite la cible en ajustant les filtres de données et de période. Puis, téléchargez le fichier.

Étape 2 : Préparer le fichier de reprise d'historique

Une fois le fichier téléchargé, ouvrez-le dans Microsoft Excel et modifiez les cellules des colonnes à corriger.

Vous pouvez effectuer les modifications de valeurs en vous aidant des filtres de colonnes (Onglet “Données” puis “Filtrer”) et de la fonctionnalité de remplacement des valeurs (“Ctrl + H”).

En cas de modification en masse de réponses, de notes ou de métadonnées, nous vous recommandons de dédoublonner les colonnes correspondant aux valeurs à modifier afin de conserver un historique des changements effectués. Pour plus de clarté, renommez ces nouvelles colonnes en “RECODE_nomcolonne” ou renommez la colonne d'origine "OLD_nomcolonne".

Si vous souhaitez modifier seulement une ou quelques informations (par exemple, une seule métadonnée pour un ensemble de répondants), il n'est pas nécessaire de laisser toutes les colonnes. Il vous suffit de créer un fichier CSV contenant seulement les données correspondantes ainsi que les colonnes obligatoires.

⚠️ Si vous utilisez la fonctionnalité “Ctrl + H” pour remplacer des valeurs, veillez à sélectionner la colonne unique à modifier et choisissez d’effectuer le remplacement seulement sur cette sélection de cellules. Dans le cas contraire, la modification des valeurs se fera dans tout le fichier et pourrait modifier des données annexes.

Pour une meilleure identification, il est conseillé d’ajouter une couleur d’arrière-plan spécifique aux valeurs qui ont déjà été modifiées dans votre fichier.

Après avoir effectué toutes les modifications dans votre fichier, il est conseillé de l’enregistrer en deux versions :

• Une version de travail, détaillant les valeurs d'origine et celles modifiées, visant à conserver un historique des modifications apportées
• Une version d'import, en format CSV UTF-8, destinée à être importée dans la plateforme SatisFactory pour effectuer la reprise d'historique

⚠️ Pour gagner du temps lors du mapping, veillez à bien nommer vos colonnes dans le fichier d'import. Si vous aviez utilisé un nom temporaire comme "RECODE_nomcolonne", remplacez-le par l'ID exact du champ à modifier dans la plateforme.

Importer le fichier d'import dans la plateforme

Maintenant que votre fichier d'import est prêt, l'étape la plus longue est terminée. Il suffit de l'importer et de laisser l'outil faire le reste.

Étape 3 : Effectuer la reprise d'historique depuis la plateforme

De retour sur la plateforme SatisFactory, depuis le menu latéral gauche cliquez sur l'onglet "Administration".

Dans la section "Paramètres globaux", ouvrez "Reprise d’historique". Cliquez ensuite sur le bouton "Charger un fichier", puis sur "Choisir un fichier" pour sélectionner votre CSV modifié.

La page s'actualisera automatiquement si le format de votre fichier d'import est compatible et que les données qu'il contient peuvent être modifiées dans la plateforme.

Cette page comporte deux sections : "Pre-mapping" et "Mapping".

Dans la section "Pre-mapping", vous trouverez :

• la colonne "Header" qui affiche les noms des colonnes présentes dans le fichier CSV chargé
• la colonne "Data Type" qui indique la nature de la donnée à modifier (métadonnée, attribut/item de satisfaction, indicateur clé, note, commentaire ou donnée système)
• la colonne "wsName" qui correspond à l'identifiant de l'élément cible à modifier dans la plateforme

Dans la section "Mapping", vous trouverez :

• La colonne "Header d'origine" qui recense toutes les colonnes du fichier CSV chargé
• La colonne "Header cible" qui détaille tous les champs de la plateforme qui seront modifiés par les headers d'origine situés à leur gauche

Ainsi, pour chaque donnée à modifier d'après votre fichier de reprise d'historique, dans la section "Pre-mapping" :

1. Placez-vous sur le header correspondant à la colonne de votre fichier
2. Sélectionnez le type de donnée concerné par la modification
3. Choisissez dans la liste déroulante le champ cible à mettre à jour dans la plateforme

💭 Le mapping reconnaîtra et associera automatiquement les champs si les noms de colonnes dans votre fichier d'import sont identiques à leurs identifiants dans la plateforme. Cette correspondance vous fera gagner un temps précieux. Sachez que seules les colonnes que vous avez mappées avec des champs de la plateforme sur cette page seront prises en compte par le système.

Après avoir configuré les correspondances, et avoir vérifié les éléments qui seront modifiés dans la section "Mapping", cliquez sur le bouton "Confirmer mapping & importer" pour démarrer le traitement du fichier de reprise d'historique. Un message de confirmation s'affichera alors automatiquement dans le coin supérieur droit de l'écran, vous notifiant que le fichier est en cours de traitement.

⚠️ Soyez vigilant lors du lancement de l'import. La plateforme ne fournit pas de notification par email pour confirmer la fin du traitement. De plus, il n'y a pas d'étape de confirmation du type "Êtes-vous sûr ?". Une fois le bouton d'import cliqué, le traitement démarre immédiatement.

Étape 4 : Suivre l'avancement de la reprise d'historique

Vous pouvez ensuite suivre l’état d’avancement du traitement du fichier directement depuis la page "Reprise d’historique". 

Si le système reconnait des erreurs dans votre fichier ou dans votre mapping, un nombre autre que "0" s'affichera dans la colonne "NOMBRE DE LIGNES AVEC ERREURS".

Pour mieux comprendre les erreurs, le système vous propose deux options : télécharger votre fichier initial (disponible aussi si aucune erreur n'est constatée) ou télécharger un rapport contenant uniquement les erreurs.

Si malgré ces précisions, vous n'arrivez toujours pas à effectuer une reprise d'historique, nous vous invitons à contacter le Support SatisFactory en fournissant les détails de l'erreur rencontrée ainsi que le fichier anonymisé utilisé afin de vous porter assistance.

Étape 5 : Vérifier la modification des données dans la plateforme

Pour vous assurer que les modifications ont bien été prises en compte par le système, ouvrez votre fichier CSV de reprise d’historique (la version de travail) et sélectionnez plusieurs experience_id correspondant à des réponses censées avoir été mises à jour. Choisissez-les de manière aléatoire et sur différentes périodes pour un échantillon représentatif.

Dans la plateforme, accédez à l’onglet “Répondre”, puis cliquez sur “Toutes les interactions”.
Désactivez tous les filtres actifs, puis utilisez la barre de recherche pour retrouver, un par un, les experience_id que vous souhaitez vérifier.

Vous saurez que la reprise d'historique est effectuée lorsque les données apparaissent correctement mises à jour dans la fiche du répondant sur la plateforme.

Si vous avez des questions ou rencontrez un problème, n'hésitez pas à contacter notre équipe Support.