Résoudre un problème lié à un fichier de contacts – Centre d'aide

Rattrapez vos flux de données en erreur et assurez la continuité de vos sollicitations d'enquêtes en fusionnant (concaténant) plusieurs fichiers de contacts.

Un retard ou un échec dans le traitement de vos fichiers de contacts sur le serveur SFTP SatisFactory peut suspendre temporairement l'envoi de vos enquêtes de satisfaction. Pour rattraper ce retard et relancer rapidement les sollicitations, il est souvent nécessaire de regrouper (concaténer) plusieurs fichiers d'export manqués avec ceux de votre prochain traitement, afin de procéder à un seul dépôt global.

Besoin

La concaténation de fichiers de contacts est particulièrement utile pour régulariser une situation suite à l'un des incidents de flux suivants :

Type d'erreur	Description de l'erreur	Source possible de l'erreur
Fichier non déposé sur le SFTP	Aucun fichier n'a été transmis au serveur SatisFactory à la date et l'heure prévues	Panne de l'outil d'export (CRM/ERP) Erreur de planification des tâches Blocage lié au réseau ou au pare-feu
Fichier déposé sur le SFTP en retard	Le fichier a été transmis au serveur SatisFactory après l'heure de traitement habituelle, planifiée par le système	Lenteur inattendue lors de la génération de l'export Volume de données exceptionnellement important Panne de l'outil d'export (CRM/ERP) Paramétrage tardif de l'outil d'export (CRM/ERP)
Fichier déposé vide sur le SFTP	Le fichier déposé sur le serveur SatisFactory ne contenait aucune ligne de contact	Absence de clients éligibles à la sollicitation ce jour-là Erreur de filtrage dans la requête de la base de données Panne de l'outil d'export (CRM/ERP)
Fichier déposé sur le SFTP avec un format incorrect	Le fichier déposé sur le serveur SatisFactory ne respectait pas le format attendu (nombre, ordre et/ou intitulé des colonnes incorrect)	Modification manuelle du fichier avant son dépôt Mise à jour du CRM altérant la structure de l'export Changement du format de fichier sans notification à SatisFactory

Dans tous ces cas de figure, la fusion (ou concaténation) de vos fichiers de contacts permet de regrouper les données manquées avec celles de votre prochain traitement, afin de régulariser la situation rapidement lors du traitement suivant.

💭 Dans la mesure du possible, nous vous invitons à confier cette opération technique à votre service IT / DSI ou au responsable de vos flux de données.

Prérequis

Pour que la concaténation fonctionne et que notre système puisse traiter le fichier final, les documents que vous souhaitez regrouper DOIVENT posséder une structure rigoureusement identique et conforme aux attentes de la plateforme :

Format et encodage du fichier : ils doivent être identiques pour tous les fichiers (généralement au format CSV, avec un encodage UTF-8 et un séparateur point-virgule)
Nom du fichier : le fichier final issu de la fusion devra impérativement respecter la nomenclature habituelle attendue par la plateforme
Nombre de colonnes dans le fichier : il doit être exactement égal au format attendu par le système
Ordre et intitulés des colonnes dans le fichier : les noms et l'emplacement précis de chaque colonne doivent être strictement identiques à la configuration du flux

⚠️ En cas d'anomalie de format, veillez impérativement à corriger vos fichiers d'origine (nom du fichier, ordre, nom et/ou nombre de colonnes) avant de procéder à la concaténation.

Concaténer les fichiers de contacts sans utiliser Microsoft Excel

Pour éviter qu'un logiciel classique comme Microsoft Excel ne modifie l'encodage de vos données à l'enregistrement, il est nécessaire d'utiliser une simple ligne de commande Windows.

Aucune compétence technique avancée n'est requise. Pour ce faire, les étapes sont les suivantes.

Étape 1 : Isoler les fichiers à concaténer

Créez un nouveau dossier sur votre ordinateur.

Placez-y uniquement les fichiers de contacts (préalablement corrigés si nécessaire) que vous souhaitez fusionner.

Étape 2 : Créer le fichier de commande

Créez un nouveau document texte et ouvrez-le avec un éditeur de texte simple, comme le Bloc-notes (Notepad) de Windows ou Notepad++.

Dans le corps du fichier, saisissez exactement la commande suivante :

copy *.csv concatenation.csv

💭 Le nom "concatenation.csv" est donné à titre d'exemple. Vous êtes libre de choisir un autre nom pour votre fichier final, une fois la manipulation faite.

Étape 3 : Enregistrer le fichier de commande

Enregistrez ce fichier texte dans le même dossier que vos fichiers de contacts à concaténer. Il doit être enregistré sous l'appellation "concat.bat".

L'extension .bat est obligatoire pour permettre de transformer ce fichier texte en commande.

Étape 4 : Exécuter la concaténation

Faites un double-clic sur votre nouveau fichier "concat.bat" pour l'exécuter.

Une fenêtre vide va apparaître brièvement, confirmant que la commande est en cours d'exécution.

Le fichier "concatenation.csv" sera généré automatiquement

Étape 5 : Vérifier le fichier concaténé final

Le fichier concaténé généré contient toutes les lignes des différents fichiers présents dans le dossier.

Ouvrez-le rapidement avec un éditeur de texte simple pour vérifier que les données sont bien présentes.

⚠️ Si vos fichiers d'origine contenaient tous une première ligne d'en-tête (les titres des colonnes), cette ligne se répétera au milieu de votre nouveau fichier fusionné. Pensez à supprimer les lignes d'en-tête superflues.

Étape 6 : Déposer le fichier concaténé sur le SFTP

Enfin, renommez le fichier concaténé "concatenation.csv" selon la nomenclature habituelle attendue par le système, puis déposez-le sur le serveur SFTP de SatisFactory afin qu'il soit pris en compte lors du prochain traitement planifié.

Solutions de contournement

Si ces anomalies de flux sont récurrentes ou si vous ne souhaitez pas avoir à manipuler ces fichiers manuellement, plusieurs solutions alternatives peuvent être mises en place sur votre programme.

💭 Les trois solutions de contournement proposées sont des prestations spécifiques. Pour en faire la demande ou évaluer leur faisabilité, rapprochez-vous de votre Customer Success Manager (CSM) SatisFactory.

Décaler l'heure de traitement du fichier de contacts par le système

Le principe : Retarder l'heure à laquelle l'outil de traitement de fichiers de SatisFactory vient lire et gérer votre fichier de contacts sur le serveur SFTP.

Mise en œuvre : Cette modification nécessite une intervention des équipes Flux SatisFactory pour modifier les règles de traitement par le système.

Cas d'usage : C'est la solution idéale pour résoudre un problème récurrent de génération ou de dépôt tardif de vos exports, sans avoir à modifier vos propres systèmes.

Modifier le format attendu du fichier de contacts

Le principe : Adapter les règles de traitement par l'outil pour accepter une nouvelle structure de fichier (ajout, renommage ou suppression de colonnes).

Mise en œuvre : Cette modification nécessite une étude de faisabilité et des spécifications techniques précises (adaptation des déclenchements du système et des variables sur la plateforme, impact éventuel sur l'historique des données, etc.).

Exception technique : Si vos évolutions ne concernent que de nouvelles valeurs à l'intérieur de colonnes déjà existantes (sans toucher à l'ordre ou au nombre de colonnes), aucune intervention technique de SatisFactory n'est requise.

Mettre en place un traitement à double passage

Le principe : Mettre en place un processus de traitement à double passage, utilisant par exemple un répertoire de rattrapage dédié sur le serveur qui traite immédiatement chaque fichier de contacts déposé.

Mise en œuvre : Cette manipulation nécessite une étude de faisabilité et des spécifications techniques précises sur le fonctionnement du déclencheur de traitement.

Cas d'usage : Ce système permet de récupérer et de traiter automatiquement les fichiers indépendamment de leur date de dépôt initiale. C'est la solution la plus robuste pour absorber automatiquement les retards et pallier les surcharges ponctuelles en minimisant les interventions manuelles de votre part.

Si vous avez des questions ou rencontrez un problème, n'hésitez pas à contacter notre équipe Support.